STRUKTUR DAN MANAJEMEN
TATA USAHA
A. PENGERTIAN TATA USAHA
Ada
beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai
kesamaan
pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat
mencatat.
Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
1. a.
Ditinjau arai asal kata
Tata
Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing
kurang
lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang
harus
ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk
mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau
peraturan
yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
1. b.
Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan
bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan
tulis
menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya,
sedangkan
penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
1. c.
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
Memberikan
pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas
menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keteranagn
yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya,
dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi
dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu
dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang
membutuhkan
B. PENGERTIAN
PELAYANAN
Ada
beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan
serangkaian
kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai
proses, pelayanan
berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi
seluruh
kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000;17). Yang dimaksud pelayan
umum
adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna
memenuhi
kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999;12) Pelayanan
Umum dapat
diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah
untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum.
Dengan
demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan,
tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan
Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa
pakar,
diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.
Pada
prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh
suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan
harus
memuat beberapa aspek, antara lain :
1) Keterbukaan,
yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang
dimilikinya
dan terpampang dengan jelas
3) Kepastian
yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang
jelas
4) Keadilan
yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya
diskriminasi
yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang
5)
Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan
dilengkapi
dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi
6)
Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan
peduli
dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk
mencari
keuntungan pribadi.
A.PENGERTIAN
Tata
laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyiman
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini
maka tata laksana atau tata usaha bukan meliputi surat-surat saja tetapi semua
bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Menurut
Wiliam leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The LiangGie (2000:60)
pekerjaan kantor atautata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha yang menyangkut
warkat, pemakaian warkat-warkatdan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudianhari.
Keterangan yang perlu difahami:
1.Keterangan
adalah pengetahuan tentang suatu hal atau pristiwa yang diperoleh melalui pem bacaan
dan pengamatan
2.Warkat
adalah catatan yang tertulis atau gambar mengenai suatu hal untuk keperluam pengingatan
agar apabila suatu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
3.Suatu
kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang berdiri dari seorang atau lebih
petugas
yang telah mendapatkan tugas tertentu dibidang ketatausahaan.
4.Margin
adalah garis tepi tegak.
5.Kartu
kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan
prosespengelolaan surat-surat dinas.
6.Penerimaan
adalah seorang atau lebih petugas yang merupakan suatu unsure kegiatan ketatausahaan
mengenai penerimaan surat-surat.
7.Arsip
atau berkas adalah lembaran –lembaran warkat yang disimpan karna mempunyai nilai-nilai
kegunaan sejarah, hokum dan pertanggung jawaban organisasi.
8.Kait
atau baris adalah jarak dari alenia atau kalimat diatas dengan alenia atau
kalimat
dibawahnya.Pekerjaan
tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola,menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan
dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The Lieng Gie (2000:60) :
1.Menghimpun
yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila
mana diperlukan
2.Mencatat
yaitu meliputi kegiatan membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis
mengenai
keterangan-keterngan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulusan yang dapat
dibaca, dikirim atau disimpan
3.Mengelola
yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterngan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas dipakai.
4.Menggandakan
yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yangdiperlukan.
5.Mengirim
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak petama kepihak
lain.
6.Menyimpan
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu dan aman.
Secara
ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterngan tersebut
adalah sebagai berikut :
1.Aktivitas
menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
2.Sasaran
kegiatan: Keterngan-keterangan yang berupa warkat.
3.Kerja yang
nampak dikantor: mengetik, menghitung, mentensil, mencap, menelpon,
menyalin,
memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi dan
sebagainya.
4.Ciri-ciri:
a.Bersifat
pelayanan.
b.Merembes
kemana-mana.
c.Dilakukan
oleh semua pihak.
d.Banyak
memakai alat tulis, berkas mata dan fikiran.
5.Peranan:
a.Membantu
pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi.
b.Menyediakan
keterangan untuk pimpinan.
c.Melancarkan
pengembangan organisasi.
6.Peralatan:
a.Material
lembaran
b.Matrial
non lembaran.
c.Alat
tulis dan non tulis.
d.Mesin
kantor dan prabot kantor serta perlengkapan lain-lain.
7.Hasil
kerja:
a.Formulir.
b.Surat-surat.
c.Warkat
lain.
e.Benda-benda
berketerangan dan lain sebagainya.
B.JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM
URUSAN KETATAUSAHAAN
Bagian
ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses
penyelenggaraan
disekolah secara terperinci. Kegiatan yang dibantu kemudahanya adalah:
a.Kegiatan
yang Menyangkut manajemen Kurikulum
Manajemen
kurikulum adalah segala penyelengaraan yang bertujuan memperlancar proses belajar
mengajar agar efektif dan efesien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender
akademik dan sebagainya dapat dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan
kepada guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunanya saja tetapi pengerjaan
penulisan kepapan tulis besar diserahkan kepada bagian tata usaha
b.Kegiatan
yang Menyangkut manajemen Siswa
Pekerjajan
tata usaha yqang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan
jewajibanya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:
1.
Mendaftar calon siswa (mulai pengadaan formulir)
2.
Mengisi buku induk dan mengisi buku laporan
3.
Mengurus dan mengatur warkat- warkat jika ada pemindahan siswa
4.
Mengisi daftar presensi sampai nenghitung presentasenya
5.
Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruangan yang lainya
6.
Membuat laporan dan statistik mengenai siswa setiap bulan setiap tahun
c.Kegiatan
yang Menkyangkut Kegiatan Personil
Pekerjaan
tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan
kewajibannya sebagai pegawai negeri sipilantara lain.
ADMINISTRASI TATA LAKSANA PENDIDIKAN
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI TATA
LAKSANA PENDIDIKAN
Administrasi
Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan
yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta
membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM
semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang
telah ditetapkan.Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat,
menyimpan, menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis
serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi
sekolah / pendidikan.
B. TUNJANGAN ADMINISTRASI TATA
LAKSANA PENDIDIKAN TERHADAP GARAPAN – GARAPAN ADMINISTRASI SEKOLAH
Adapun
tunjangan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi
sekolahadalah sebagai berikut:
1.
Terhadap Administrasi Peserta Didik
Sejak
dari kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku
klaper, penataan peserta didik dalam kelas, sampai peserta didik eksit dari
sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan
seluruh kegiatan administrasi peserta didik.
2.
Terhadap Administrasi Personal
Tidak
banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, makla sejak
pendaftaran,lamaran, pengumpulan berkas administratif, pengusulan kenaikan
pangkat / jabatan, sampaipensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan
kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi.
3.
Terhadap Administrasi Kurikulum
Seperti
pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan
penggandaannya
adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. Juga tugas evaluasi adalah tugas
guru, tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis
yang biasa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha
dan sebagainya.
4.
Terhadap Administrasi Sarana Prasarana
Tugas-tugas
perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan
seterusnya
sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih ditekankan
pada kegiatan tata laksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi,
dan seterusnya.
5.
Trehadap Administrasi Biaya
Pembuatan
Rencana Anggaran, pembukuan, serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara,tetapi
pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kgiatan tata laksana.
6.
Terhadap Tata Laksana sendiri
Tugas
dari tata laksana adalah menerima surat, mengagenda, memproses, mengagandakan,
mengarsip, sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata
laksana
sendiri.
7.
Terhadap Administrasi Organisasi
Kegiatan
pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas
pembutan kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis
menulis,seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional,
sampai nasional.
Demikian
juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan
pendidikan,
disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya
8.
Terhadap Administrasi HUMAS
Pembuatan
program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut
merupakan tugas administrasi Husemas, namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas
dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program, pembuatan dan pengiriman
surat-surat, pembuatan surat ijin dan sebagainya.
9.
Terhadap Suvervisi Pendidikan
Tidak
hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja, tetapi kepada kegiatan supervisi
pendidikan
pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Tiada
kegiatan yang tanpa ditulis/diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan
sebagainya. Juga pembuatan format-format supervisi, undangan rapat, pengetikan
dan penempelan pengumuman dan sebagainya.
C. PROSES PENGURUSAN SURAT
Pengurusan
surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyuirat yang meliputi
kegiatan
mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat.
Mencatat
surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu
surat sepertiasdal surat, tujuan, nomor, sifat, isi dan sebagainya. Mengarahkan
surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan
surat merupakan kegitan memonitor atau mengawasi perjalanan suatu surat sehinga
dapat diketahui secara pasti sampai dibagian agenda surat masuk, di meja
pimpinan, pengetikan, agenda surat keluar, ekspedisi, dan sebagainya.
Kegiatan-kegoiatan tersebut di atas akan semakin baik bila mengunakan suatu
sistem tertentu yang disebut sistem kartu kendali.Selain berfungsi sebagai alat
pencatat dan alat pengendali surat, kartu kendali berfungsi pula sebagai:
1. Alat
penelusur, untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat.
2. Alat
penganar ekspedisi surat
3. Arsip
penganti.
Dengan
mengunakan kartu kendali akan dapat diperoleh beberapa keuntungan sebagai
berikut:
1. Kartu
kendali dapat mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berbeda, karena di dalam
pencatatan surat sekaligus dipergunakan kartu kendali rangkap tiga.
2.
Dengan kartu kendali dapat membedakan sekaligus antara surat biasa dengan surat
penting,
sebab hanya surat penting saja yang dicatat dalam kartu kendali, sedangkan
surat biasa mengunakan lembar pengantar surat rutin dalam pencatatanya, dan
surat rahasia mengunakan lembar pengantar surat rahasia.
3. Kartu
kendali bermanfaat sebagai penelusur dalam menentukan lokasi surat dengan
cepat
dan tepat.
4. Kartu
kendali mempermudah pengaturan surat menurut cara penyimpanan tertentu.
5.
Dengan karu kendali dapat mempermudah penyusunan arsip yang ada dalam unit
pengolah.
Juga dapat mempermudah inventarisasi arsip, penilaian arsip unuk keperluan pemusnahan
arsip.
D. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP
Arsip
atau sering disebut dengan peringgal merupakan pusat data pengingat, sumber
informasi,
dan sumber peneliian, yang harus dikelola dengan saksama sera mengunakan sistem
penataan dan penyimpanan yang handal. Adapun sistem yang dapat digunakan anara
lain menurut sistem masalah, sistem abjad, sistem tunggal, dan sistem wilayah.
Pada hakikatnya sistem-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah, cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar
senantiasa terawat dengan baik terjamin keamanan serta sifat otentiknya,
seperti buku arsip STTB, Akta berdirinya sekolah, Status sekolah, dan
sebagainya. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang sesuai, maka dapat
dilakukan penyusutan arsip dengan pemusnahan arsip-arsip yang sudah tak
berguna.
Dalam
kegiatan administrasi tata laksana perlu juga adanya pemahaman terhadap
berbagai alat tulis kantor, yang dapat dikelompokkan menjadi alat dan bahan
perkantoran :
1.
Alat-alat perkantoran
Sebagaimana
dalam administrasi sarana pendidikan, maka alat-alat perkantoran termasuk barang
tak habis pakai, artinya barang tersebut tidak susut volumenya selama dipergunakan,
tetapi memerlukan pemeliharaan agar awet pakai dan siap pakai. Misalnya mesin
tulis, komputer, mesin hitung, mesin stensil dan sebagainya.
Bahan
perkantoran termasuk barang habis pakai yang susut volumenya bila dipergunakan dan
akan susut terus sampai habis serta tidak perlu diinventarisasikan lagi.
Misalnya tinta, bermacam macam kertas,balpoint, spidol dan lain sebagainya
REFERENSI
Gunawan, Ary, Administrasi Sekolah, ( Jakarta: PT Rineka Cipta,1996 )
Soetopo, Hendrat, Wasty, Somanto, Pengantar Operasional Administrasi
Pendidikan, ( Surabaya : Usaha Nasional, 1982 )
Tim Dosen Administrasi Pendidikan, Pengelolaan Sekolah, ( Bandung :
2003 )
http://www.idhammaulana.blogspot.com/2010/05/administras
http://dokumen.tips/documents/manajemen-tata-usaha.html
EmoticonEmoticon